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| 信息办OA解决方案 本文档主要是OA可能涉及到的基本功能的抽述性信息，具体需求需进一步调研确定。 一、背景 随着21世纪信息时代的到来，席卷全球的信息化浪潮已彻底改变了人类的生活方式和工作习惯。各企事业单位、政府机构的改革不断深化，管理职能不断增强，手工办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐。同时，随着社会信息量的迅速膨胀，想要依靠人工手段及时对大量信息进行收集、处理、分析及科学决策是难以做到的。因此我们必须将办公业务的处理、流转、管理过程电子化，并实现信息共享、交流和协同工作，即全方位的无纸办公。为此，我们的OA应有以下这些基本功能，我们将分为四个部份，分别是：工作业务，公共事务处理，个人事务处理，系统管理。下面分别介绍之。 二、工作业务 本系统的核心功能，它主要是实现办公业务的处理、流转、管理过程电子化。工作业务主要有以下几方面： 2.1公文管理（下面有详细描述） 2.2工作汇报（需进一步调研） 2.3车辆管理 用于管理车辆，分为： ² 车辆信息管理 ² 用车记录 ² 司机管理 ² 车辆调配 2.4会务管理 用于管理会务，分为： ² 会议室资源冲突 ² 会议的拟订 ² 会议安排 ² 根据安排进行资源使用申请 ² 人员安排：根据人员当前状态选择与会人员 ² 会议通知与反馈：导入信息到备忘录 ² 释放资源 ² 会议记要 ² 会议记要审阅 ² 归档 2.5档案管理 2.5.1档案柜 ² 树型分类 ² 能够存储描述内容 ² 存储的内容无密级要求 ² 文档的有效期限定义 ² 能够增加、查阅档案 ² 适用范围：部门 ² 对于无权（不是本部门或领导）的借阅者可以通过审批借阅，审批人必须具有查阅权限，在同意的情况下返回审批人和权限字 ² 没有访问权限或密级不够的借阅者可以通过审批借阅，审批人必须具有相应密级和查阅权限，在同意的情况下返回审批人和密级、权限字 2.5.2密级管理 ² 密级自定义 ² 优先级指定 ² 归档的文件附有密级 ² 权限由文件夹的性质决定 2.5.3借阅流程 借阅审批人设定：由相关领导、档案保管人审批 2.5.4权限管理 ² 类别和拥有人设定：档案保管人、部门领导可以查阅 ² 档案密级设定 ² 设定密级 2.6远程信息交互 各区县信息办之间，区县与市信息办之间进行信息共享，公文的下转，工作汇报等，并提供回执功能以确定接收文是否收到。 2.7办公用品管理 用于管理办公用品，分为： ² 购买申请和审批 ² 办公用品的领用管理 ² 新到办公用品的发布与简介 ² 办公用品的库存管理 ² 盘点 2.8图书管理 用于管理图书，分为： ² 借阅管理 ² 新书发布 ² 书目管理 ² 自动催还 2.9任务管理 用于跟踪任务的完成情况，分为 ² 新建任务 ² 任务分发 ² 催办 ² 转发和撤回 ² 跟踪提醒 2.10考勤 用于跟踪人员的工作到岗情况，分为： ² 上下班打卡 ² 请假和审批 ² 外出工作管理，指定代理人 ² 出勤率汇总 三、公共事务处理 本系统的辅助功能，用于信息共享 1、 电子公告，为用户建立一个发布通知、通告及浏览公告的手段。只有公告的发布人才能发布公告，发布的公告不能修改，所有人可以浏览发布的公告。 2、 电子论坛，提供一个相互学习和交流的场所，用户可以随时进入感兴趣的话题，参加讨论和交流。论坛管理员可以对论坛内容进行管理，并可以新增论坛主题。 3、 娱乐天地，收集各种样的有趣的东东，让你在工作之余进行有效的放松。 4、 客户管理，用于管理客户的信息，与客户相关的业务信息。 5、 信息收集，主要是各类常用网页信息的浏览，包括：天气预报、火车时刻表、航班表、世界主要城市时区查询、邮政编码、电话区号等等。 6、 在线交谈。 四、个人事务处理 管理个人日程事务，有效安排个人的工作日程，具有定时提醒功能 1、 个人名片簿，个人的通信录，可以与现有的microsoft outlook的通信录兼容。 2、 邮件，提供内部邮件服务，同时需要支持收发INTERNET邮件，实现局域网内和广域网内的邮件交流，并定时检测新邮件。 3、 日历，可以按小时，日/几日，周，月设置自己的工作安排，重要事件的提醒 4、 便签，使用“便笺”可记下问题、想法、提醒及任何以前要写在贴纸上的事情。“便笺”也可用来存储以后可能需要的信息，比如要在其他项目或文档中再次使用的指导性内容或文字 5、 通用查询，自己设计查找条件，去查找自己感兴趣的文档。 五、系统管理 本系统的管理功能。各处的业务系统的管理员也需要与此项功能。这里只做简单的介绍。 5.1业务组织管理 主要是对用户要处理的业务信息进行定义、组织和分类。它是用户工作中不同环节的工作内容的集合。 ² 自定义业务，允许新增原系统不存在的业务 ² 增加及设计业务的各种形式的录入和表现方式 ² 自定义业务的分组 ² 可以指定审批步骤 ² 可以指定业务帮助文件（HTML） 5.2人员组织管理 ² 灵活的设定部门、岗位和人员 ² 灵活的进行功能分配，指定人员的业务范围 ² 人员和功能分配的变动直接拖防操作 ² 设定人员的直接领导人 5.3功能组织 ² 灵活的对功能模块进行分组 ² 对敏感重要的系统管理功能能够一人或多人进行监督 ² 支持新的功能挂入 ² 定义或修改工作环节中需要处理的业务内容 ² 定义业务出口规则 5.4流程管理 ² 自定义新的业务流程入口 ² 在业务处理入口的基础上定义以后的业务流程包括并行流程、公用流程、主流程、主流程环节 ² 支持新的功能单元在流程中的任意环节挂入 ² 进行业务信息的归档、处理期限等的设置 ² 定义业务向下流转的条件、和从上一工作环节接收业务的条件 ² 定义业务规则作用的人员范围 ² 可以指定业务帮助文件（HTML） 5.5列项管理 是用来编辑某一字段的选择项内容的工具，减轻录入数据时的工作量以及规范填充数据内容，支持动态的列项内容更新。 六、公文管理 公文处理是机关单位日常工作中非常重要的一个业务内容，功能体现如下： ² 按不同的文件类型和来源，自定义收发文流程，体现流程自动化 ² 支持并行流程 ² 能够监控流程 ² 能撤回未执行的工作 ² 发催办信息 6.1收文管理 负责登记所有的收文，并在网上进行收文的整个处理流程：登记、拟办、批阅、主办、结果反馈、归档等。以及对整个流程的监控管理。流程中附文件的原件。 收文业务处理流程如下： 6.2发文管理 整个发文的审批和发布在网上进行，主要包括流程：拟稿、会签、核稿、签发、编号、发布、归档。流程中附文件的原件。 发文业务处理流程如下： |
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软件项目交易网 2008年2月29日
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